【新社会人向け】初対面でのコミュニケーション成功のコツは”準備”！ でも何をしたらいい？

皆さん、こんにちは『エンジニアの未来』編集部　アスリート社員の上里です！

学生のときには、気の合う同世代とのコミュニケーションがほとんどです。しかし、新社会人になると、世代も立場も違う多くの人とのコミュニケーションが求められます。職場の方だけでなく、営業先や取引先の方とのコミュニケーションも必要となり、ビジネスの世界で通用するコミュニケーションスキルが求められます。


敬語やマナーなど気を付けることが沢山ありますが、大切なことは「コミュニケーション」の本質を理解することです。そもそもコミュニケーションとは・・・

「相手の事を考え、相手の事を想い、言葉を使い心と心のキャッチボールをする事」です。

今回は、社会人のコミュニケーションの心構えを2つご紹介します。

■全体の8割は”準備”で決まる！

そう言われても、何を準備したらいいかわからないですよね？企業訪問や、面談（商談）であれば対象となる企業や人の内容を事前に調べていないと、会話が弾まない、質問が出てこない、何を聞いて良いのかすらわからないという状態に陥ります。結局何を聞きたかったのか、目的はなんだったのかと思う程の状況になり、お互いが時間の無駄遣いになってしまうこともあります。

そこで、改めて準備するものを以下にピックアップしました。

■準備すること

✅企業であれば主要事業や会社概要
✅取引先や競合の情報・市場環境や対象顧客

✅面談（商談）であれば、相手の経歴、業務内容などの個人情報

✅相手のSNSアカウントの有無・内容の確認

相手の事を知ることで興味や親近感が湧いてきます。好きな人の事ならいろいろ聞いたり知りたくなったりしませんか？それが相手とお会いする当日、会話が円滑に進む事に繋がります。

✅当日の「ゴール」もしくは「テーマ」を決める。それに合う質問をいくつか用意する。

ビジネスの世界では、打ち合わせなどは相手の時間を使っていることになります。当日になっていきなり打ち合わせ時間が半分になることもあります。絶対に聞きたい質問と時間に余裕があれば聞きたい質問を分けて作ると、効率が良く臨機応変に動くことができます。

質問については、相手の意図や状況を理解するためにも、どんな質問が効果的なのかを事前にシミュレーションをして、ニーズを汲み取り望むことが必要です。準備をしないと、その場で思いついた事や、相手の会話を聞いて質問することになり、結果としてまとまりのない内容となってしまい時間を有意義に使う事が出来ません。

■初対面当日は”相手へのリスペクトや配慮”を表す機会に！

時間厳守は当たり前ですが、企業訪問の場合は5分前到着などがビジネスマナーとなります。企業訪問については、相手企業や待ち合わせ場所に”伺う”という形になりますが、面談などの場合は相手に”お越し頂く”形になる場合もありますので様々な視点で準備が必要です。

✅人数の把握（先方やこちら側の同席者数など）
✅打ち合わせ場所のイスやテーブルの配置・話しやすい環境の整備
✅ホワイトボードのペンや除菌アルコールなど備品の補充

✅お茶や手土産の準備

これらは打ち合わせ開始時間前に完了させましょう。打ち合わせの環境を整えておくことは相手へのリスペクトや配慮として最低限のマナーと言えます。気持ちよく仕事に集中できる空間作りを意識して準備をしましょう。

最後に、会話中は準備してきた質問をしながら相手との会話を楽しむ事です。自身の楽しそうな態度が相手にも伝染する事で、相手側も会話が自然と弾み、内に秘めた話もしてくれるかもしれません。

企業訪問などで初めて会う方とは緊張しますし、不安や心配になる事は誰もが起こり得ることです。そんな時は、お伝えしたコツを振り返り、準備に全力を注ぎ、自信を持って相手との会話を楽しんでください。きっと良い時間になり、良い関係性となっていくでしょう。少しでも皆さんの不安や心配を軽減できれば幸いです。